Nærværende indsamlings- og dokumentationspolitik danner rammen for det indsamlings- og dokumentationsarbejde, som Østsjællands Museum udfører indenfor rammerne af sin museale virksomhed.

Indsamlings- og dokumentationsarbejdet på Østsjællands Museum sker i henhold til Museumslovens bestemmelser samt i henhold til Kulturstyrelsens retningslinier.

Indsamlings- og dokumentationsarbejdet på Østsjællands Museum sker i øvrigt i henhold til ICOMs museumsetiske regler.

Formålet, organiseringen og formen i Østsjællands Museums indsamlings- og dokumentationsarbejde er præciseret i museets Strategi for sikring af natur- og kulturarven. Konkrete initiativer og prioriteringer fastlægges i museets fireårige arbejdsprogrammer samt i projektbeskrivelser.

Vision: Museet skaber forundring over og nyt perspektiv på livet og historien for alle gennem forskningsbaserede historier fortalt levende og vedkommende med udgangspunkt i autentiske lokaliteter.

Målsætningen for Østsjællands Museums sikring af natur- og kulturarven er gennem en forskningsbaseret anlæggelse af repræsentative samlinger og dokumentation at sikre autentisk og veldokumenteret natur- og kulturarv for eftertiden, som gennem forskning og formidling kan udvikle og bidrage med væsentlig ny viden og erkendelse indenfor museets ansvarsområder med henblik på dels museets opgavevaretagelse og dels med henblik på målrettet at bidrage til en relevant national og international sikring af natur- og kulturarven.

Østsjællands Museum har identificeret fire særlige fokusområder for sit indsamlings- og dokumentationsarbejde. Museets indsamling og dokumentation sker indenfor disse fire områder.

Satsningsområdet ”Kalkens geologi”

Satsningsområdet begrundes i, at der indenfor Østsjællands Museums geografiske ansvarsområde findes Danmarks største kalklokaliteter, der alle er af internationalt format, heriblandt Stevns Klint, som er kandidat til UNESCO verdensarv. Samtidig råder museet over enestående samlinger i international klasse af fossiler med relation til kalkforekomsterne.

Målsætningerne for den museumsfaglige indsats omkring satsningsområdet er at sikre, udforske og formidle naturarven gennem genstande og fast naturarv i et nationalt og internationalt perspektiv. Museet ønsker gennem denne indsats at bidrage til publikums oplevelse og forståelse af de geologiske forekomster samt bidrage til publikums erkendelse af Jordens og livets opståen og foranderlighed.

Indsamlingen indenfor fokusområdet omfatter geologiske materialer – og særligt fossiler – fra museets ansvarsområde. Dokumentationen omfatter særligt geologiske strukturer i museets ansvarsområde. Der foretages i begrænset omfang en perspektiverende indsamling og dokumentation.

Satsningsområdet ”Den Kolde Krig”

Satsningsområdet begrundes i, at Stevnsfort gennem hele Den Kolde Krig blev udbygget og med sine fem dele er karakteristisk for det danske militære forsvar i hele perioden. Museets geografiske arbejdsområde omfatter endvidere en række andre repræsentative militære anlæg fra perioden.

Målsætningerne for den museumsfaglige indsats omkring satsningsområdet er at sikre, udforske og formidle Den Kolde Krigs kulturarv gennem autentiske genstande og kulturmiljøer i et lokalt, regionalt, nationalt og internationalt perspektiv. Museet ønsker gennem denne indsats at bidrage til publikums oplevelse og forståelse af den Kolde Krigs betydning for vores samfund samt bidrage til publikums erkendelse af at Den Kolde Krig var allestedsnæværende og påvirkede enhver.

Indsamlingen indenfor fokusområdet omfatter særligt autentiske genstande og materialer fra Stevnsfort og fra det militære og civile beredskab i museets ansvarsområde. Dokumentationen omfatter særligt beretningsmaterialer og kulturmiljøer indenfor museets ansvarsområde eller med tilknytning til museets ansvarsområde. Der foretages i begrænset omfang en nationalt og internationalt perspektiverende indsamling og dokumentation.

Satsningsområdet ”Kalkens Kulturhistorie”

Satsningsområdet er begrundet i, at ansvarsområdets unikke geologi med store kalkforekomster har givet ophav til en helt særegen kulturhistorie, hvor betydningen af lokal råstofbrydning er et helt usædvanligt tydeligt element i den lokale industri, arkitektur, infrastruktur, turisme og kysthistorie mv.

Målsætningerne for den museumsfaglige indsats omkring satsningsområdet er at sikre, udforske og formidle kalkens kulturhistorie gennem genstande og autentiske kulturmiljøer i et lokalt, regionalt og nationalt perspektiv. Museet ønsker gennem denne indsats at bidrage til publikums oplevelse og forståelse af den kalkbrydningens betydning for det lokale samfund som et spejl af den nationale samfundsudvikling i nyere tid og bidrage til publikums indsigt i blandt andet industri- og bygningshistorien.

Indsamlingen indenfor fokusområdet omfatter særligt autentiske kulturhistoriske genstande og materialer fra. Dokumentationen omfatter særligt beretningsmaterialer og kulturmiljøer indenfor museets ansvarsområde eller med tilknytning til museets ansvarsområde. Der foretages i begrænset omfang en regionalt og nationalt perspektiverende indsamling og dokumentation.

Området ”Nyere tids historie i et lokalt perspektiv”

Museet råder over en samling bestående især af kulturhistoriske genstande fra 1700-tallet og frem, med hovedvægt på tiden 1850-1950 og på det geografiske område, der dækker de nuværende Stevns og Faxe kommuner. Genstandene stammer fra både købstad-, gods- og landbo- og stationsbymiljøer og består af værktøj, husgeråd, redskaber og indbo. Samlingen formidles særligt fra Stevns Museum og fra Haslev Museum. Museet ejer en skolebygning fra 1600-tallet (Rasmus Svendsens skole, Faxe) samt interiør i en lejet skolebygning fra 1700-tallet (Lille Heddinge Rytterskole).

Målsætningen for det museumsfaglige arbejde er at sikre og formidle områdets lokale kulturhistorie til et primært lokalt publikum – herunder skoler som et bidrag til en lokal identitetsopfattelse.

Der sker i øjeblikket kun en meget begrænset indsamling indenfor området. Dokumentationen indenfor området sker særligt med henblik på kulturmiljøer indenfor museets ansvarsområde.

Indsamlingen og dokumentationen ved Østsjællands Museum sker med henblik på at supplere museets forskellige samlingstyper.

• Natur- og kulturarvssamlinger, som omfatter effekter og tilhørende dokumentationsmaterialer med henblik på sikring af natur- og kulturarven for eftertiden indenfor museets ansvarsområder.
• Formidlingssamlinger, som omfatter effekter og andre materialer med henblik på formidling eller perspektivering af museets satsningsområder.
• Forskningssamlinger, som omfatter geologiske eller andre naturhistoriske materialer, som anvendes i museets forskning.
• Dokumentationssamlinger, som omfatter dokumentationsmaterialer med henblik på perspektivering af museets forskning og formidling.

Brugssamlinger, som omfatter effekter og andre materialer, som aktivt indgår i museets bevarings- eller formidlingsarbejde.

Museet prioriterer forsknings- eller undersøgelsesbaseret aktivt opsøgende indsamling, der kan sikre indsamlingen af autentiske, udsagnskraftige og formidlingsegnede genstande og dokumentationsmaterialer indenfor museets satsningsområder og særlige fokusområder. Der lægges i denne indsamling særlig vægt på, at indsamlingen skal understøtte museets forsknings- og formidlingsmæssige målsætninger.

Museet prioriterer forsknings- eller undersøgelsesbaserede indsamlings-aktiviteter, som kan bidrage til en relevant national eller international perspektivering af museets satsningsområder og bidrage til en nationalt eller internationalt væsentlig kultur- eller naturbevaringsindsats, som har et klart forsknings- eller formidlingsmæssigt sigte. Iværksættelsen af sådanne aktiviteter sker i dialog og eventuelt i samarbejde med de relevante øvrige fagmuseer og myndigheder.

Museet skal inden indsamling afsøge mulighederne for at supplere eller helt erstatte den tiltænkte indsamling gennem sit dokumentationsarbejde.

Genstandes videnskabelige og formidlingsmæssige værdi skal inden indsamling sammenholdes med en økonomisk vurdering i forhold til de forventede omkostninger til konservering, bevaring og opbevaring for eftertiden.

Effekter og dokumentationsmaterialer må kun modtages af – eller efter forudgående aftale med – den relevante faginspektør ved museet.

Optagelse af effekter i museets natur- og kulturarvssamlinger kan kun ske efter godkendelse af museets direktør.

Museet kan kun i særlige tilfælde modtage anonymt afleverede effekter og materialer.

Museet kan kun i særlige tilfælde modtage effekter eller materialer, der er behæftet med klausuler.

Museet skal ved indsamling sikre sig, at indsamlede genstande har lovlig adkomst i henhold til dansk ret og internationale konventioner om sikring af natur- og kulturarven, og at genstandenes proveniens er fremskaffet således, at ulovligt materiale indtages i samlingerne.

I forbindelse med Østsjællands Museums indsamling og dokumentation af naturarven gælder en række særlige forhold.

Ved indsamling eller modtagelse af naturhistoriske materialer, som kan anses som Danefæ videregives disse materialer til Statens Naturhistoriske Museum i henhold til Museumslovens bestemmelser.

Museet tilstræber i sit forskningsbaserede indsamlings og dokumentationsarbejdet indenfor sine naturhistoriske ansvarsområder at være aktivt opsøgende indenfor de erklærede indsamlingsprogrammer. Som følge af arbejdsområdets særlige karakter og metoder er en målrettet aktivt opsøgende indsamlings- og dokumentationsmåde vanskelig.

Museet tillader i sin naturhistoriske indsamling en højere grad af passiv indsamling af materialer, som tilbydes til museet af enkeltpersoner eller myndigheder. Museet tilsikrer imidlertid, at denne indsamling i al væsentlighed sker indenfor rammerne af museets erklærede indsamlingsprogrammer.

Ved passiv indsamling indenfor naturarven skal museet i yderligere grad tilsikre, at de indsamlede materialer har en lovlig adkomst.

Museet kan i forsknings- eller dokumentationsøjemed anlægge midlertidige samlinger af naturhistoriske materialer, som efter afsluttet forskning og dokumentation kasseres.

Dokumentations- og registreringsarbejdet indenfor naturarven skal ske efter aftale med Statens Naturhistoriske Museum samt i henhold til gældende internationale standarder for dokumentation af den faste og løse naturarv.

I forbindelse med Østsjællands Museums indsamling og dokumentation af kulturarven gælder en række særlige forhold.

Aktiv indsamling

Museet baserer sin kulturhistoriske nyindsamling på klart formulerede og afgrænsede aktivt opsøgende indsamlingsprogrammer, som skal understøtte museets kulturbevaring og formidling indenfor museets erklærede satsningsområder. Museets indsamling og dokumentation skal i videst muligt omfang være aktivt opsøgende.

Den aktive indsamling kan bestå i egentlig opsøgende virksomhed, hvor museet anmoder borgere eller myndigheder om overdragelse af konkrete enkeltgenstande eller grupper af enkeltgenstande samt dokumentationsmaterialer indenfor museets erklærede indsamlingsprogrammer.

Den aktive indsamling kan samtidig bestå i efterlysning blandt borgerere eller myndigheder af konkrete genstande eller typer af genstande og dokumentationsmaterialer, som understøtter kulturbevaringen, forskningen og formidlingen af erklærede indsamlingsprogrammer. Her vil museet typisk blive tilbudt genstande af privatpersoner eller myndigheder, som henvender sig til museet, og museet vil i den sammenhæng vurdere, hvorvidt den enkelte genstand er relevant for museets samlinger i forhold til museets indsamlingsprogrammer.

Endeligt kan den aktive indsamling bestå i opsøgende virksomhed med henblik på at udpege (øremærke) ønskede genstande eller dokumentationsmaterialer, som museet ønsker at dokumentere in situ og eventuelt på et senere tidspunkt ønsker at kunne optage i sine samlinger med henblik på at supplere erklærede indsamlingsprogrammer.

Passiv indsamling

Ved passiv indsamling forstås privatpersoners eller myndigheders tilbud om overdragelse af genstande eller dokumentationsmaterialer, som sker uden at museet forudgående har opsøgt eller efterspurgt den pågældende genstand som en del af sine erklærede indsamlingsprogrammer.

Ved tilbud om genstande eller materialer, som kan betragtes som passiv indsamling, vurderer museet i hvert enkelt tilfælde hvorvidt de pågældende materialer understøtter eller perspektiverer museets erklærede indsamlingsprogrammer. Sådanne materialer optages kun i museets samlinger, såfremt de er omfattede af indsamlingsprogrammerne.

I særlige tilfælde kan museet blive tilbudt materialer, som kan anses som så centrale for kulturbevaringen, forskningen eller formidlingen af museets erklærede satsningsområder, at det kan motivere formuleringen af et nyt indsamlingsprogram. Formuleringen af nye indsamlingsprogrammer kan kun ske efter indstilling fra faginspektøren og efter godkendelse af museets direktør.

Undtaget er tilbud om overdragelse af materialer, som museet umiddelbart vurderer at være danefæ eller danekræ, og som museet altid skal modtage med henblik på videre overdragelse til relevante myndigheder.

Museet ønsker generelt at reducere omfanget af passiv indsamling

Den Kolde Krig

Indenfor museets satsningsområde og erklærede indsamlingsprogrammer vedrørende Den Kolde Krig gælder videre en række særlige forhold.

Museet kan modtage effekter og materialer, som ikke har lovlig adkomst, eller som overdrages museet anonymt, idet de er omfattet af Statens eller tredje magts ejendom eller af gældende lovgivning vedrørende statens sikkerhed. Museet anmoder efter aftale Forsvarets Materieltjeneste, Beredskabsstyrelsen eller Forsvarets Efterretningstjeneste om overdragelse til ejendom af sådanne effekter eller materialer.

Museet kan modtage effekter eller materialer, der er behæftet med klausuler af hensyn til statens sikkerhed, Danmarks forhold til fremmede magter eller Danmarks overholdelse af internationale konventioner og aftaler. Sådanne klausuler vil typisk omfatte en tilbageleveringspligt ved kassation eller krav om løbende tilsyn. Dokumentationsarbejde indenfor det kulturhistoriske område skal ske i henhold til Dansk Museums Dokumentations Standard samt i henhold til gældende internationale standarder for dokumentation af den faste og løse kulturarv.

Østsjællands Museum bidrager i sin sikring af natur- og kulturarven til den nationale og internationale natur- og kulturbevaring. Museet afstemmer derfor afgrænsningen og formuleringen af sine satsningsområder og indsamlingsprogrammer med relevante danske og internationale museer og myndigheder med henblik på optimering af museernes faglige ressourceudnyttelse og med henblik på at modvirke dobbeltindsamling.

Museet indgår i denne sammenhæng formaliserede samarbejder og partnerskaber omkring forskning, indsamling, bevaring og formidling indenfor de relevante satsningsområder.

Disse fremgår af museets arbejdsplan og strategi for sikring af natur- og kulturarven.

Nærværende indsamling og dokumentationspolitik er godkendt af direktøren for Østsjællands Museum og er senest revideret i september 2013.

Indsamlings- og dokumentationspolitikken revideres efter behov, så den til enhver tid afspejler aktuelle krav og retningslinier. Politikken revideres endvidere i henhold til revision af museets strategiske planlægning.